Um die gescannten Daten anschließend vernünftig zu verwalten ist eine Archivlösung unumgänglich. Wir unterscheiden dabei in Projekträume, die hauptsächlich für aktive Bauprojekte genutzt werden, Datenräume, die eine strukturierte Datenablage von gescannten Unterlagen anbieten und revisionssichere Archivlösungen, die für steuerrelevante Daten eingesetzt werden.
Projekträume für mittlere & große Bauprojekte
Während der Bauphase wird jeder Plan anhand des Planschlüssels verschlagwortet im Archivsystem abgelegt. Dadurch ist eine Suche nach allen Kriterien, die im Planschlüssel enthalten sind, sowie nach dem Einstellungszeitraum möglich. Man kann also zum Beispiel nach allen aktuellen Elektroplänen für das 1. OG suchen, die an einem bestimmten Datum neu eingestellt wurden. Neu eingestellte Pläne können Workflows auslösen, die dokumentiert werden: Entweder als E-Mail-Benachrichtigungen oder als Bestellung. Somit kann die Einstellung neuer Zeichnungen, die daraus resultierenden Benachrichtigungen der Projektbeteiligten, sowie ggf. der Versand von Plänen nachgewiesen werden.
Nach der Bauphase gibt es für die Software viele Module, die die Mängelbeseitigung und die Verwaltung des Gebäudes erheblich vereinfachen.
Datenräume für digitalisierte Unterlagen & Archive
Wenn Sie Ihr Archiv digitalisieren wollen, können wir Ihnen dafür eine kostengünstige Lösung zur Datenablage anbieten. Der Datenraum bietet Ihnen die Sicherheit gegen Datenverlust durch eine gespiegelte Datensicherung in zwei deutschen Rechenzentren. Des Weiteren steht auch bei großen Datenmengen eine extrem schnelle Suchfunktion bereit, die auf dem Algorithmus der Google-Suche basiert. Eine optisch unterstütze Eingrenzung des Suchbereiches und die Volltextsuche machen es auch ungeschulten Nutzern leicht, die Software zu benutzen. Alle Treffer der Suche werden als kleine Thumbnails dargestellt.
Die Software basiert auf einer Freeware Software, so dass keine laufenden Kosten für Lizenzen anfallen. Sie ist webbasierend und durch passwortgeschützte Zugänge für viele Berechtigte gleichzeitig zu nutzen.
Revisionssichere Archivlösungen für kleine & mittelgroße Unternehmen
Die revisionssichere Ablage wird für alle steuerrelevanten Daten benötigt, weil sie sonst nicht vom Finanzamt akzeptiert werden. Das gilt für die Eingangsrechnungen, die per PDF kommen oder die Sie nur in gescannter Form ablegen wollen, sowie für alle steuerrelevanten Unterlagen, die Sie ersetzend digitalisieren wollen. Darüber hinaus können Sie für eingehende Rechnungen einen Workflow hinterlegen, der die Rechnungen von der Freigabe bis zur Bezahlung begleitet. Bei Dokumenten, wie Verträgen, auf die Sie wieder zugreifen müssen, können Sie Zeitabstände oder ein festes Datum zur Wiedervorlage hinterlegen.
Die Software gibt es als Vor-Ort-Lösung oder als Cloud-Lösung, die in gespiegelter Form in deutschen Rechenzentren gespeichert werden.