Eine unserer Stärken liegt in der Digitalisierung und Archivierung von unterschiedlichsten Vorlagen. Wir holen mit unserem Botendienst ganze Zeichnungsschränke bei Ihnen ab, aber auch einzelne Ordner oder Zeichnungen, die wir nach Ihren Wünschen digitalisieren und indizieren. Immer mehr Wert wird auf eine hybride Archivierung gelegt: Neben der digitalen Aufbewahrung wird eine Mikroverfilmung durchgeführt, die wir Ihnen als Mikrofiche, Mikrofilm oder Filmlochkarte anbieten können.
Zeichnungen & Pläne
Sie haben noch alte Pläne, die Sie gern archivieren wollen? Dann kommen Sie zu uns. Egal ob es sich um einen einzelnen Plan handelt, mehrere Ordner oder Kartons voller Pläne. Wir haben die Möglichkeit an allen Standorten farbige und schwarz/weiße Scans Ihrer Pläne und auch sonstiger Unterlagen zu machen. Wir speichern Ihnen die Daten auf einem Datenträger. Auch Verkleinerungen und Vergrößerungen von Plänen sind kein Problem.
Texte, Berichte, Dokumente & Fotos
Sie wollen nicht mehr alles in Papierform aufheben oder brauchen wieder mehr Platz für neue Unterlagen? Wir digitalisieren Ihre Dokumente und speichern diese, gern auch in einem revisionssicheren Datenmanagementsystem. Sie können mit einzelnen Bildern, Karten, Berichten und Fotos zu uns kommen, aber auch mit Ordnern oder ganzen Aktenschränken voller Dokumente. Wir haben seit Jahren Erfahrung mit der Digitalisierung und können bspw. auch alte, empfindliche, versiegelte oder gebundene Unterlagen hochwertig einscannen.
Bücher, Zeitungen & Gemälde
Mit unserem neuen Scanstudio können wir Vorlagen bis zu einer Größe von DIN A0 auf einem Scantisch digitalisieren. Damit bieten wir die Möglichkeit neben Plänen auch Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Gemälde, etc. zu digitalisieren. Für alle Unterlagen, die nicht durch einen Durchlaufscanner können bzw. dürfen, bieten wir somit eine qualitativ hochwertige und vorlagenschonende Alternative an.
Ganze Ordner & Archive
Sie brauchen wieder mehr Platz? Sie haben im Keller noch ganze Archive, die Sie gern einscannen lassen wollen? Kommen Sie zu uns – wir finden eine Lösung. Selbstverständlich können wir gemischtformatige Dokumente, wie ganze Ordner oder komplette Archive für Sie digitalisieren. Auf Wunsch stellen wir Ihnen auch eine revisionssichere Datenbank zur Ablage der Scans zur Verfügung. Wir benennen Ihre Unterlagen nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien und lassen eine Texterkennung durchlaufen, sodass Sie innerhalb der Dokumente suchen können.
Eingangspost
Haben Sie auch bereits über die Möglichkeiten des Homeoffices nachgedacht? Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Eingangspost und unterstützen Sie mit komplettem Service. Von der Abholung der Briefe aus Postfächern, über das Öffnen und Sortieren nach Ihren Vorgaben, bis zum Scannen und Bereitstellen der Daten auf einem Server. Hierfür erstellen wir Ihnen individuell zugeordnete Zugangsberechtigungen. Anschließend liefern wir die Originalbriefe zu Ihnen ins Büro.
Akteneinlagerung
Sie brauchen wieder mehr Platz? Sie haben im Keller noch ganze Archive von steuerrelevanten Daten? Neben dem Scanservice bieten wir Ihnen ebenfalls kostengünstige Akteneinlagerungen an. Insbesondere, wenn Sie auf die Unterlagen nicht regelmäßig zugreifen müssen, ist die Einlagerung dieser Dokumente sinnvoll. Dies ist meist deutlich preiswerter als das Anmieten zusätzlicher Räumlichkeiten. Selbstverständlich ist es auch möglich die Akten vorab zu scannen und digital bereitzustellen. Melden Sie sich gern bei uns – wir finden die passende Lösung.
CD- / DVD-Erstellung inkl. Label- oder Direktdruck
Bei der Erstellung von Daten-CDs und -DVDs ist es hilfreich die entsprechenden Datenträger direkt sinnvoll zu beschriften. Hierzu bieten wir Ihnen zwei verschiedene Varianten an. Zum Einen können wir Labels bedrucken, die anschließend auf die CDs / DVDs geklebt werden. Die andere Möglichkeit besteht darin, direkt auf die CDs / DVDs zu drucken. Letzteres erfolgt auf speziellen CDs, die wir auf Lager haben. Unabhängig von dem Druckverfahren können wir farbig oder schwarz/weiß drucken.
Datenkonvertierung (Umwandlung von PDF- in DWG-Dateien)
Sie besitzen Pläne in Papierform oder als PDF-Datei und wollen noch Änderungen mit einem CAD-Programm einzeichnen? Wir können Ihnen die PDF-Datei gern in eine bearbeitbare DWG-Datei umwandeln. Voraussetzung für eine Umwandlung in DWG-Dateien ist, dass die Originalpläne in guter Qualität und die PDF-Dateien in hoher Auflösung vorhanden sind. Lassen Sie Ihren Plan bei uns prüfen, einscannen und konvertieren.
Scannen
Gescannt wird standardmäßig im PDF-Format, andere Dateiformate sind auf Anfrage auch möglich.
Dateibenennung / Ordnerstruktur
Nach Ihren Vorgaben werden die Scan-Daten benannt und in Ordnerstrukturen abgelegt.
Vektorisierung / OCR / Durchsuchbares PDF
Wir bieten Ihnen sowohl eine Texterkennung (OCR) als auch die Umwandlung der Rasterdaten einer Zeichnung in ein Vektorformat (DXF) an. Die so gescannten und bearbeiteten Vorlagen können nun sowohl in ein CAD-Programm importiert werden, als auch in ein Textprogramm wie Microsoft-Word oder Excel. Beim durchsuchbaren PDF wird der Text in einer PDF-Datei erkannt und als Zusatzinformation abgespeichert. So haben Sie die Möglichkeit über Ihren PDF-Reader oder Dateimanager nach Textpassagen oder einzelnen Worten zu suchen.
Selbstverständlich übernehmen wir auf Wunsch für Sie auch die noch notwendigen Korrekturen und Bereinigungen der gescannten bzw. umgewandelten Daten.
Mikroverfilmung
Die Industrie setzt zunehmend auf hybride Archivierung. Hierbei wird neben der digitalen Archivierung zusätzlich ein Mikrofilm erstellt. Der Mikrofilm ist eine fotografische Verkleinerung, die auch zukünftig immer reproduzierbar sein wird, selbst wenn es schon keine CD- oder DVD-Abspielgeräte mehr geben sollte. Dadurch hat man eine höhere Sicherheit und ist beim Reproduzieren der Daten unabhängig von der Technik.
Wir bieten Ihnen folgendes an:
- Mikrofilmlochkarte
- Mikrofiches
- Mikrorollfilm
Natürlich können wir diese Medien auch kopieren, rückvergrößern oder scannen.
Projekträume für mittlere & große Bauprojekte
Während der Bauphase wird jeder Plan anhand des Planschlüssels indiziert im Archivsystem abgelegt. Dadurch ist eine Suche nach allen Kriterien, die im Planschlüssel enthalten sind, sowie nach dem Einstellungszeitraum möglich. Man kann also zum Beispiel nach allen aktuellen Elektroplänen für das 1. OG suchen, die an einem bestimmten Datum neu eingestellt wurden. Neu eingestellte Pläne können Workflows auslösen, die dokumentiert werden: Entweder als E-Mail-Benachrichtigungen oder als Bestellung. Somit kann die Einstellung neuer Zeichnungen, die daraus resultierenden Benachrichtigungen der Projektbeteiligten, sowie ggf. der Versand von Plänen nachgewiesen werden.
Nach der Bauphase gibt es für die Software viele Module, die die Mängelbeseitigung und die Verwaltung des Gebäudes erheblich vereinfachen.
Datenräume für digitalisierte Unterlagen & Archive
Wenn Sie Ihr Archiv digitalisieren wollen, können wir Ihnen dafür eine kostengünstige Lösung zur Datenablage anbieten. Der Datenraum bietet Ihnen die Sicherheit gegen Datenverlust durch eine gespiegelte Datensicherung in zwei deutschen Rechenzentren. Des Weiteren steht auch bei großen Datenmengen eine extrem schnelle Suchfunktion bereit, die auf dem Algorithmus der Google-Suche basiert. Eine optisch unterstütze Eingrenzung des Suchbereiches und die Volltextsuche machen es auch ungeschulten Nutzern leicht, die Software zu benutzen. Alle Treffer der Suche werden als kleine Thumbnails dargestellt.
Die Software basiert auf einer Freeware Software, so dass keine laufenden Kosten für Lizenzen anfallen. Sie ist webbasierend und durch passwortgeschützte Zugänge für viele Berechtigte gleichzeitig zu nutzen.
Revisionssichere Archivlösungen für kleine & mittelgroße Unternehmen
Die revisionssichere Ablage wird für alle steuerrelevanten Daten benötigt, weil sie sonst nicht vom Finanzamt akzeptiert werden. Das gilt für die Eingangsrechnungen, die per PDF kommen oder die Sie nur in gescannter Form ablegen wollen, sowie für alle steuerrelevanten Unterlagen, die Sie ersetzend digitalisieren wollen. Darüber hinaus können Sie für eingehende Rechnungen einen Workflow hinterlegen, der die Rechnungen von der Freigabe bis zur Bezahlung begleitet. Bei Dokumenten, wie Verträgen, auf die Sie wieder zugreifen müssen, können Sie Zeitabstände oder ein festes Datum zur Wiedervorlage hinterlegen.
Die Archivlösung gibt es als Stand-alone-Lösung auf Ihrem eigenen Server oder als Cloud-Lösung, die in gespiegelter Form in deutschen Rechenzentren gespeichert werden.